Functieomschrijving


Als persoonlijk assistent van de minister beheer je de agenda van de minister, zorg je ervoor dat de verschillende overleggen en werkbezoeken voorbereid zijn en zorg je voor de administratieve ondersteuning van de minister.
De persoonlijk assistent is dan ook een belangrijke functie binnen het kabinet voor het dagelijks functioneren van de minister. Nauwgezetheid, flexibiliteit en discretie zijn daarbij zeer belangrijk.
Je werkt actief samen met de privésecretaris voor het beheer en opvolgen van de agenda, je denkt mee vooruit en zoekt oplossingen. Daarnaast werk je samen met het secretariaat van de kabinetschef o.a. in functie van voorbereidingen en als back-up. Je maakt voortdurend verbindingen met de inhoudelijke en ondersteunende medewerkers van het kabinet.

Attitudes, kennis en vaardigheden

• Flexibel en stressbestendig
• Nauwkeurig en correct
• Assertief zijn
• Verantwoordelijk zijn
• Teamspeler en gemakkelijk contact leggen met collega’s
• Administratieve duizendpoot
• Proactief en planmatig werken
• Werken onder een hoge tijdsdruk
• Bereid zijn tot avondwerk. Bereikbaar in het weekend.

Een greep uit het takenpakket
• Agendabeheer minister (incl. voorbereiding en opvolging)
• Organiseren en voorbereiden van overlegmomenten (bv. Vlaamse Regering, Interministeriële conferentie, …)
• Ondersteuning bij werkbezoeken (o.a. organisatie, voorbereiding afstemmen en opvolgen, contacten leggen, … )
• Administratieve ondersteuning (o.a. samenstellen werkmappen, opvolging post, opvolging te tekenen documenten, dossierbeheer…)

Wat bieden we?
• Je oefent een cruciale functie uit voor het goed dagdagelijks functioneren van de minister.
• Je komt terecht in een gedreven ploeg waar samenwerking de norm is.
• Je krijgt meer inzicht in de politieke besluitvorming en de wondere wereld van welzijn en zorg.
• Je werkt voor een baas die je autonomie en verantwoordelijkheid geeft.
• Je werkt op het kabinet, Koning Albert II-laan 35 in Brussel, vlak aan het Noord-station, dus makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.

Interesse?
Indien interesse, stuur dan zo snel mogelijk uw motivatiebrief en cv naar kabinetssecretaris Jonathan Cardoen via jonathan.cardoen@vlaanderen.be.

Voor meer informatie of vrijblijvend gesprek over de job inhoud kan u bij Nicky Prenen terecht (nicky.prenen@vlaanderen.be of 0493 24 33 06)